Válassza ki a bemutatandó előadási témákat és eredményeket
Kezdje azzal, hogy három-öt olyan témát sorol fel, amelyeket anélkül tud előadni, hogy minden alkalommal újjáépítené az anyagot. A lista szűkítésének egyik gyakorlati módja, ha megnézi a már beérkezett megbízásokat, és figyeli, milyen kifejezések ismétlődnek. Ha két szervező ugyanabban a negyedévben jobb meetingvezetést kér, az egy olyan téma, amely megérdemel egyértelmű helyet az oldalon. Tartsa a listát elég röviden ahhoz, hogy a szervező átfuthassa, mielőtt a további olvasás mellett dönt, és elég hosszan ahhoz, hogy mutassa a valóban lefedett skálát.
Minden témához írjon le olyan eredményt, amelyet a szervező továbbadhat egy érintettnek. Konkrét eredmények hangzanak el így: a résztvevők egy írott döntési keretrendszerrel távoznak, a résztvevők három referenciamodell mellé térképezik fel a jelenlegi munkafolyamatukat, vagy a résztvevők azonosítják, melyik az öt gyakori blokkoló közül az, amelyik a csapatukra igaz. Ezek a munkamenet felépítésére vonatkozó állítások, nem a résztvevői viselkedésre tett ígéretek, és a szervező kap valamit, amit beépíthet egy javaslatba. Hagyja le azokat az eredményeket, amelyekre nem tud rámutatni a saját munkamenet-terveiben.
- Válasszon három-öt olyan témát, amelyeket már egynél több alkalommal megtartott.
- Minden témát párosítson egy ellenőrizhető munkamenet-eredménnyel.
- Hagyjon le olyan témákat, amelyeket minden foglalás előtt újra kellene tanulnia.
Mutassa be a közönségeket és szervezőket, akiknek dolgozik
A következő döntés, hogy mely közönségleírások érdemelnek helyet az oldalon. Az ágazati címkék segítenek a szervezőnek gyorsan elhelyezni Önt, a munkaköri és szint címkék pedig megmondják, hogy a teremben középvezetők, igazgatók vagy vegyes csoport lesz. A csoportméretet érdemes megadni, mert egy páros gyakorlatokra épülő műhely tizenkét résztvevőnél egészen mást jelent, mint hetvennél. Tartsa a leírásokat konkrétnak: megnevezett ágazatok és egy tartomány, például tizenkét-negyven résztvevő, hasznosabb, mint az olyan szavak, mint 'sokszínű' vagy 'vállalati'.
Minden közönségleírást vizsgáljon felül a korábbi előadásai alapján. Ha négyszer tartott előadást NHS kommunikációs csapatoknak, az erős közönségsor. Ha csak egy cég termékcsapatainál beszélt, akkor az általános 'termék- és technológiai közönségek' leírás pontosabb. Azok a közönségsorok, amelyek nem élik túl ezt az ellenőrzést, általában gyengítik a legerősebbeket, ezért segíthet, ha eltávolítja őket.
- Nevezze meg az ágazatokat és munkaköröket, amelyeknek a leggyakrabban tartott előadást.
- Minden formátumhoz adjon meg egy reális csoportméret-tartományt.
- Hagyjon le minden olyan közönségsort, amelyet nem tud korábbi előadásokkal alátámasztani.
Adja meg az előadás formátumait, időtartamát és előkészítési igényeit
A formátum és az időtartam az, ahol a legtöbb félreértés történik, ezért ezek megérdemelnek egy saját rövid szakaszt. Gyakori lehetőségek: harminc-negyvenöt perces keynote, két-három órás fókuszált műhely, körülbelül három-négy órás félnapos, egész napos, valamint negyvenöt-kilencven percig tartó távoli webinar. Ha csak azokat a formátumokat sorolja fel, amelyeket valóban jól tud vezetni, az oldal őszinte marad, és csökkennek az utólagos egyeztetések.
Minden felsorolt formátumhoz jegyezze fel, mit kell a szervezőnek biztosítania. Egy facilitációs műhelyhez például négyfős csoportokra osztható, mozgatható ülésrendű terem kell. Egy demóra épülő keynote-hoz HDMI-képes projektor, prezentáció-távvezérlő és megbízható internetkapcsolat szükséges. Egy munkamenet előtti hívás az AV egyeztetésére ésszerű kérés akkor is, ha nem feltétlenül szükséges, és az előkészítő anyag, például egy egyoldalas összefoglaló a résztvevőknek, felajánlható opcióként. A szervezők értékelik azokat a gyakorlati részleteket, amelyeket egyébként külön kellene kérdezniük.
- Sorolja fel azokat a formátumokat, amelyeket magabiztosan tud vezetni: keynote, félnapos, egész napos, webinar.
- Minden formátumhoz adjon meg egy jellemző hosszúság-tartományt.
- Jegyezze fel a teremelrendezést, a technikai igényeket és minden olyan előkészítést, amelyet a szervezőnek terveznie kell.
Állítsa be az érdeklődési és külső foglalási kapcsolati lehetőségeket
A kapcsolati lehetőségek feleljenek meg annak, ahogyan valóban el szeretnének érni Önt. A telefon, az e-mail, a WhatsApp és egy olyan link, amely egy Ön által már használt külső foglalási vagy brief-űrlapra mutat, mind ésszerű választás, és a szervezők általában egyértelmű útvonalat szeretnek inkább, mint hosszú listát. Tartsa a megfogalmazást barátságosnak és konkrétnak: egy rövid megjegyzés, miszerint az e-mail a legjobb a foglalási kérdésekhez, míg a hétközbeni logisztikai kérdésekhez a telefonszámot érdemes használni, mindkét félnek időt takaríthat meg. Bármilyen említett válaszidő feleljen meg annak, amit valóban tud teljesíteni; egy munkanap gyakran jó kiindulópont, amit aztán felülvizsgálhat.
Legyen óvatos, hogy ne túlzásba vigye, amit ezek a csatornák valójában tudnak. Egy külső foglalási szolgáltatóra mutató link a saját szabályai szerint megerősített foglaláshoz vezethet, és jogos megjegyzés, hogy a szervező megerősítést kap a szolgáltatótól, amint végigment a lépéseken. Ezek egyike sem maga a foglalási rendszer, ezért a 'foglaljon időpontot' vagy 'foglaljon most' kifejezések akkor működnek jól, ha a tényleges szolgáltatót is megnevezi, amelyik a foglalást kezeli. Ha csak érdeklődéseket fogad, és e-mailben erősíti meg a dátumokat, mondja ezt egyszerűen.
- Válassza ki azokat a csatornákat, amelyeket valóban figyel, és sorolja fel őket fontossági sorrendben.
- Adjon egy-mondatos útmutatást arról, melyik csatorna melyik üzenettípusra való.
- Említse meg a munkaidőn belül valóban vállalható válaszidőt.
Építse meg az oldalt az ingyenes névjegykártya-sablonnal
A QREasy ingyenes névjegykártya-sablonja a három, névjegyhez illő szakasszal indul: Névjegy mentése egy olyan gombhoz, amely vCard-fájlt tölt le vagy nyit meg a megadott adatokkal; Kapcsolat a szervezőknek szükséges telefon-, e-mail vagy WhatsApp-adatokhoz; valamint Linkek bármilyen foglalási szolgáltatóhoz, brief-dokumentumhoz vagy naptárhoz. Mindhárom elérhető az ingyenes csomagban, így az oldal fizetős szint nélkül is élesíthető. Kiegészítő Szöveg szakaszokat adhat hozzá az előadási témákhoz, a közönségleírásokhoz, a formátumokhoz és a gyakorlati részletekhez, később pedig további Linkek szakaszokat, ha a kínálat bővül. Egy Galéria szakasz is jól működik, ha szeretne egy kisebb válogatást a közönséghez illő fotókból.
A Névjegy mentése szakasz egy olyan gombot jelenít meg, amelyik vCard-fájlt tölt le vagy nyit meg a szakaszba mentett adatokkal. Amikor a szervező megnyomja, a fájl felajánlja a tanácsadó elérhetőségeinek hozzáadását a telefonhoz, a látogató jóváhagyásától és a készülék fájlkezelésétől függően. Ez egy különálló, hosztolt gomb, és nem igényel QR-kódot az oldalon, tehát később szerkesztheti az adatait, és ugyanaz a gomb szolgálja ki a frissített információt. Tartsa röviden az oldal címét és a szakaszcímeket, mert a sablon akkor olvasható jól, ha az előadó neve és a fő kínálat görgetés nélkül látszik a tetején.
- Használja az alapértelmezett Névjegy mentése, Kapcsolat és Linkek szakaszokat, és adjon hozzá Szöveg szakaszokat a témákhoz, közönséghez, formátumokhoz és minden gyakorlati szervezői megjegyzéshez.
- A Szöveg szakaszokba írja a témákat, közönségleírásokat, formátumokat és minden gyakorlati szervezői megjegyzést.
- Adjon hozzá Linkeket egy külső foglalási szolgáltatóhoz vagy brief-dokumentumhoz, ha már használ ilyet.
