Ein E-Mail-QR-Code macht aus einem Scan eine vorausgefüllte Nachricht, ohne der Person die Entscheidung zu nehmen. Der Code öffnet eine neue E-Mail in der Mail-App auf dem Smartphone des Scanners, mit einem ausgewählten Empfänger und, sofern angegeben, mit Betreff und Nachricht. Es wird nichts automatisch gesendet: Die Person prüft den Entwurf und entscheidet, ob sie ihn sendet.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie mit QREasy einen E-Mail-QR-Code erstellen, erläutert den Unterschied zwischen statischen und dynamischen Versionen und geht auf Einrichtung, Tests und spätere Aktualisierungen ein. Er klärt außerdem, wofür das Werkzeug geeignet ist: für den Weg vom Scannen eines Druckmediums zu einem E-Mail-Entwurf, nicht für die Einbettung von QR-Codes in Newsletter.
Das Wichtigste
Ein E-Mail-QR-Code öffnet einen vorausgefüllten Entwurf und versendet die Nachricht niemals ohne Zutun der Person
Statische Codes sind unveränderlich; sobald eine kodierte Angabe geändert wird, ist ein neuer Code erforderlich
Dynamische Codes erfordern ein QREasy-Konto und eine Kapazität im gewählten Tarif; ihre Angaben lassen sich jedoch ohne Neudruck ändern
Verwenden Sie einen E-Mail-QR-Code für Scans von Druckmedien; er ist kein Werkzeug zur Einbettung in Newsletter
Was ein E-Mail-QR-Code tatsächlich bewirkt
Der generierte Code bildet über einen mailto-Link eine E-Mail-Aktion ab. Scannt eine Person ihn, öffnet das Smartphone einen neuen Entwurf an die von Ihnen eingegebene Empfängeradresse. Betreff und Nachricht sind optional. So können Sie einen minimalistischen Kontaktlink oder eine vollständigere vorformulierte Anfrage erstellen. Die letzte Entscheidung liegt weiterhin bei der Person: Sie kann den Entwurf vor dem Senden bearbeiten oder verwerfen.
Dieses Format eignet sich besonders für gedruckte Karten, Verpackungen, Veranstaltungsmaterialien, Handzettel und Thekenplakate, auf denen ein direkter Scan-zu-E-Mail-Ablauf praktischer ist als das Abtippen einer Adresse. Da der Code die Mail-App des Smartphones öffnet, bietet er der Person einen vertrauten Ort, um die Nachricht zu prüfen. Er umgeht weder das Mailkonto noch sendet er in ihrem Namen.
Statischen oder dynamischen E-Mail-QR-Code wählen
Ein statischer E-Mail-QR-Code kodiert Empfänger, Betreff und Nachricht direkt im Code. Er ist einfach und überall dort wiederverwendbar, wo dieselben Angaben passen. Muss eine kodierte Angabe geändert werden, erstellen Sie einen neuen Code und ersetzen die gedruckte Version.
Ein dynamischer E-Mail-QR-Code trennt den gedruckten Code von den bearbeitbaren E-Mail-Angaben. Dafür erstellen Sie ein QREasy-Konto und reservieren einen der im Tarif enthaltenen dynamischen QR-Codes. Anschließend können Sie Adresse, Betreff oder Nachricht später ändern, ohne denselben physischen Code neu zu drucken. Dies ist die praktische Wahl, wenn ein gedrucktes Medium mehrere Nachrichten oder spätere Korrekturen unterstützen muss.
Statisch: Die Angaben sind fest im Code verankert; Änderungen erfordern einen neuen Code und eine erneute Verteilung.
Dynamisch: Nutzt einen der dynamischen QR-Codes Ihres Tarifs und lässt sich nach dem Druck bearbeiten.
Wählen Sie statisch, wenn Empfänger und Text feststehen und stabil bleiben.
Wählen Sie dynamisch, wenn der gedruckte Code wiederverwendet, aktualisiert oder an mehreren Orten eingesetzt werden soll.
Keine der Varianten sendet die E-Mail; der Scan öffnet lediglich einen Entwurf.
Scannen Sie diesen Code mit der Handykamera, um die QREasy-Seite „E-Mail QR Code“ zu öffnen.
Empfänger, Betreff und Nachricht festlegen
Wählen Sie in QREasy die Option E-Mail-QR-Code unter den QR-Code-Generatoren. Entscheiden Sie vor der Eingabe der Inhalte, ob Sie einen statischen oder dynamischen Code benötigen, denn diese Wahl bestimmt, ob sich die Angaben später ändern lassen. Geben Sie die Empfängeradresse genau so ein, wie sie im neuen Entwurf erscheinen soll, einschließlich gegebenenfalls erforderlicher Firmen- oder Abteilungsangaben.
Der Betreff sollte den Zweck der E-Mail sofort erkennen lassen, insbesondere wenn sich der QR-Code ohne Erläuterungen in der Nähe befindet. Die Nachricht ist optional, doch ein kurzer Text kann die Anfrage erklären, eine Referenz enthalten oder der Person mitteilen, welche Handlung sie ergreifen soll. Achten Sie auf einen für Smartphones gut lesbaren Text: direkte Sätze, moderate Länge und keine Annahme, dass die lesende Person den gedruckten Gegenstand nach dem Scannen noch sehen kann.
Behandeln Sie das QR-Ziel als öffentlich zugängliche Inhalte. Jede Person, die den Code erhält oder scannt, kann möglicherweise Adresse und Nachricht nutzen. Legen Sie deshalb keine Passwörter, privaten Kontodaten oder Inhalte ab, die über einen gedruckten Link nicht geteilt werden sollten. Bestimmen Sie vor dem Erstellen des Codes, welche Felder die empfangende Person erhalten soll.
QR-Code erstellen und prüfen
Nach der Eingabe von Empfänger, Betreff und Nachricht erstellen Sie den Code und testen Sie ihn mit einem Smartphone, bevor Sie ihn in Druckmedien einsetzen. Scannen Sie den Code so, wie eine lesende Person dies bei einem gedruckten Medium tun würde. Bestätigen Sie, dass das Smartphone einen neuen E-Mail-Entwurf statt einer Webseite öffnet, die Empfängeradresse korrekt ist, der Betreff lesbar und der Text in der gewünschten Reihenfolge erscheint. Verwenden Sie möglichst eine Testadresse.
Der Test sollte außerdem die tatsächliche Platzierung umfassen. Prüfen Sie den Code in der endgültigen Druckgröße sowie aus der Entfernung und in dem Winkel, in denen lesende Personen ihn voraussichtlich scannen werden, und achten Sie darauf, dass der Begleittext erklärt, was nach dem Scan geschieht. Führt der Code zu einer Nachricht wie einer Angebotsanfrage, sollten die gedruckte Handlungsaufforderung und der vorausgefüllte Betreff übereinstimmen. Der Schritt-für-Schritt-Leitfaden für E-Mail-QR-Codes kann Sie bei dieser abschließenden Prüfung unterstützen.
Korrigieren Sie Fehler vor dem Einsatz. Bei einem statischen Code erstellen Sie ihn neu, sobald sich Adresse, Betreff oder Nachricht ändern. Bei einem dynamischen Code nehmen Sie die Korrektur in QREasy vor und wiederholen den Scantest. Diese Unterscheidung hält die gedruckten Materialien korrekt: Bei einem statischen Code müssen Sie den gedruckten Code nach einer Korrektur ersetzen, während bei einem dynamischen Code die Aktualisierung in QREasy den Inhalt künftiger Scans ändert, ohne dass ein neuer Drucklauf nötig ist.
Dynamischen E-Mail-QR-Code nach dem Druck verwalten
Die Verwaltung dynamischer QR-Codes ist nützlich, wenn eine Karte, Verpackung oder Veranstaltungstafel bereits verteilt wurde und sich die E-Mail-Angaben ändern müssen. Melden Sie sich in Ihrem QREasy-Konto an, suchen Sie den relevanten dynamischen QR-Code, aktualisieren Sie Adresse, Betreff oder Nachricht und speichern Sie die Änderung. Der gedruckte Code kann künftige Scans dann an den überarbeiteten Entwurf führen, ohne dass ein weiterer Drucklauf erforderlich ist.
Da jeder dynamische E-Mail-QR-Code einen der im gewählten Tarif verfügbaren dynamischen QR-Codes belegt, ist die Tarifkapazität entscheidend. Prüfen Sie vor einer großen Kampagne die QREasy-Tarife und berücksichtigen Sie die Anzahl der benötigten wiederverwendbaren Codes. Ein Code, der für ein einzelnes Druckmedium vorgesehen ist, sollte mit dem Druckmedium verknüpft bleiben und nicht für unbeteiligte Nachrichten geändert werden.
Notieren Sie in einer einfachen Übersicht, wofür jeder dynamische Code dient, wo er gedruckt ist und welche Angaben er aktuell enthält. Scannen Sie ihn nach einer Aktualisierung erneut und prüfen Sie alle drei bearbeitbaren Felder. Ist die Änderung dauerhaft, kann ein neuer statischer Code einfacher sein; muss das Druckmedium an Ort und Stelle bleiben, vermeidet die dynamische Variante einen Austausch.
E-Mail-QR-Codes und QR-Codes in Newslettern
Der E-Mail-Generator von QREasy ist kein Werkzeug zum Einfügen von QR-Codes in E-Mail-Newsletter. Das sind zwei unterschiedliche Abläufe. Ein Newsletter-QR-Code wird auf demselben Bildschirm wie die E-Mail angezeigt, weshalb Empfänger meistens von einem direkten E-Mail-Link oder -Button profitieren. Ein E-Mail-QR-Code ist für den Scan von einem anderen Medium wie Papier, einer Verpackung oder einem physischen Display in einen neuen Entwurf gedacht.
Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn Sie Kampagnen planen. Entwerfen Sie keinen primär für Druck gedachten E-Mail-QR-Code und erwarten Sie nicht, dass er als eingebettetes Newsletter-Element funktioniert. Umgekehrt sollten Sie nicht annehmen, dass ein Newsletter einen Scan-Punkt auf einer Verpackung oder bei einer Veranstaltung ersetzen kann. Wählen Sie das Format passend zum Kontext der lesenden Person und der gewünschten Aktion: einen sichtbaren E-Mail-Link auf dem Bildschirm oder einen per Scan von Druckmedien ausgelösten QR-Code.
Nein. Er öffnet einen neuen Entwurf in der Mail-App des Smartphones. Empfänger, Betreff und Nachricht sind gegebenenfalls bereits ausgefüllt. Die Person muss den Entwurf prüfen, gewünschte Änderungen vornehmen und entscheiden, ob sie ihn sendet.
Wählen Sie statisch, wenn Adresse und Wortlaut unverändert bleiben. Wählen Sie dynamisch, wenn der gedruckte Code an Ort und Stelle bleiben soll, während Empfänger, Betreff oder Nachricht möglicherweise später geändert werden müssen. Dynamische E-Mail-QR-Codes erfordern ein QREasy-Konto und nutzen einen der dynamischen Codes im gewählten Tarif.
Bei einem statischen Code nicht: Die kodierten Angaben bleiben unverändert, daher müssen Sie einen neuen Code erstellen und einsetzen. Bei einem dynamischen Code ja: Aktualisieren Sie das Ziel in QREasy und scannen Sie es anschließend erneut, um Adresse, Betreff und Nachricht zu prüfen.
Nein. Der E-Mail-QR-Code-Generator erstellt einen Code, der beim Scannen einen neuen E-Mail-Entwurf öffnet. Er ist nicht dafür ausgelegt, QR-Codes in Newsletter-Inhalte einzufügen. Für einen auf dem Bildschirm angezeigten Newsletter verwenden Sie stattdessen einen normalen E-Mail-Link oder -Button.
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E-Mail-QR-Code erstellen
Öffnen Sie den E-Mail-QR-Code-Generator, geben Sie den Empfänger und eine optionale Nachricht ein und testen Sie das Ergebnis vor dem Einsatz durch einen Scan.
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