Was eine Fotografie-, Film- und Aufnahmerichtlinie beantworten sollte
Eine kurze Richtlinie hilft Gästen bei der Vorbereitung und unterstützt Sie dabei, die Fragen zu beantworten, die sonst am Morgen der Veranstaltung per E-Mail eingehen könnten. Legen Sie fest, welche Fragen die Seite beantworten soll, damit die Richtlinie nützlich bleibt und nicht vage wirkt.
Wählen Sie die Fragen, die zu Ihrem Format passen. Eine eintägige Konferenz mit einem einzigen Fotografen benötigt weniger Punkte als ein mehrräumiges Festival mit Bühnen, Workshops und Sponsorenbereichen.
- Ob ein offizieller Fotograf oder Videograf vor Ort sein wird und während welcher Programmpunkte
- Wo vom Veranstalter freigegebene Fotos oder Videos anschließend erscheinen dürfen, etwa auf einer Rückblickseite, in sozialen Medien oder in Druckmaterialien
- Ob persönliche Fotografie durch Gäste in der gesamten Location erlaubt ist oder nur in bestimmten Räumen oder Momenten
- An wen sich Gäste bei Fragen zu Einwilligung, Bildnutzung oder Opt-out-Anfragen wenden sollen
- Alle bereits geltenden Location-Regeln und wo sie zu finden sind
Bestätigte Regelungen von noch in Planung befindlichen unterscheiden
Eine Richtlinie, die jede Idee auflistet, die Sie noch besprechen, kann Gäste in die Irre führen. Trennen Sie, was Sie tatsächlich freigegeben haben, von dem, was noch von der Location, dem Fotografen, den Vortragenden oder Partnern abhängt.
Wenn ein Detail noch nicht festgelegt ist, kann die Seite dies einfach sagen. Ein Hinweis, dass die Regelungen noch bestätigt werden, kann ehrlicher sein als eine Vermutung, die sich am Tag als falsch herausstellt.
- Möglicherweise bereits bestätigt: die Location-Regeln zu privater Fotografie und Aufnahmen, ob Sie einen offiziellen Fotografen oder Videografen gebucht haben, die Programmpunkte oder Bereiche, in denen genehmigte Fotografie geplant ist, sowie der Kontaktkanal, der Einwilligungs- oder Opt-out-Anfragen bearbeitet
- Möglicherweise noch zu bestätigen: wo freigegebene Bilder oder Aufnahmen nach der Bearbeitung erscheinen werden, Einschränkungen, die ein Vortragender, Künstler oder Sponsor gewünscht hat, der Wortlaut eines Einwilligungs- oder Opt-out-Verfahrens, das Sie anbieten möchten, sowie Fotografie während noch nicht finalisierter Programmteile
Beispielformulierungen, die Sie für die Richtlinie anpassen können
Verwenden Sie die folgenden Formulierungen als Ausgangspunkt. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Regelungen, die Sie tatsächlich bestätigt haben, und entfernen Sie alle Zeilen, die für Ihre Veranstaltung nicht zutreffen. Halten Sie jede Zeile kurz, damit Gäste sie auf dem Smartphone überfliegen können.
- Fotografie, Film und Aufnahmen bei [Veranstaltungsname], [Datum], [Location]
- Offizieller Fotograf oder Videograf vor Ort: [ja / nein / nur während [genannter Programmpunkte]]
- Wo vom Veranstalter freigegebene Fotos oder Videos erscheinen dürfen: [Rückblickseite / Social-Media-Kanäle des Veranstalters / Druckmaterialien / noch nicht bestätigt]
- Persönliche Fotografie durch Gäste: [in der gesamten Location erlaubt / eingeschränkt in [genannten Räumen oder Momenten, zum Beispiel während Auftritten]]
- Fragen zu Einwilligung, Bildnutzung oder Opt-out-Anfragen: Bitte wenden Sie sich an [Name des Veranstalters] über [E-Mail-Adresse / Kontakt-Sektion / externer Link]
- Diese Seite beschreibt die vom Veranstalter getroffenen Vereinbarungen und ersetzt keine Hausregeln, rechtlichen Hinweise oder Datenschutz-Hinweise, die für Ihre Situation relevant sind.
Einwilligung, Opt-out und den Kontaktkanal für Fragen formulieren
Die bloße Teilnahme ist keine Grundlage dafür, eine Erlaubnis zum Fotografieren oder Aufnehmen eines Gastes vorauszusetzen. Die Richtlinie kann diese Unterscheidung deutlich machen und alle Fragen zu Einwilligung oder Opt-out an einen konkreten Kanal lenken, den der Veranstalter überwachen kann.
Wenn Sie einen externen Link zu einem separaten Formular oder Einwilligungstool hinzufügen, verlinken Sie genau dieses Angebot und überlassen Sie dem Gast die Entscheidung, ob er es nutzt. Eine QREasy-Seite selbst stellt keinen nativen Einwilligungs-Workflow und keinen Speicher für Opt-out-Anfragen bereit.
- Formulieren Sie Einwilligung und Opt-out als Anliegen, die Gäste an den Veranstalter richten, nicht als automatische Berechtigung
- Geben Sie den Kanal an, der Anfragen bearbeitet, zum Beispiel die E-Mail-Adresse oder die Kontakt-Sektion auf derselben Seite
- Vermeiden Sie Formulierungen, die nahelegen, dass ein veröffentlichter Hinweis allein bereits eine Erlaubnis darstellt
- Vermeiden Sie Formulierungen, die eine Opt-out-Anfrage zu einer Ergebnisgarantie machen, da der tatsächliche Ablauf davon abhängt, was Sie vereinbart haben
Die Richtlinie in der kostenlosen Event-Vorlage veröffentlichen
Die kostenlose Event-Vorlage basiert auf einer einzigen Seite mit bearbeitbaren Text-, Links- und Kontakt-Sektionen. Die in der Vorlage bereits enthaltenen Beispiele decken Veranstaltungsdetails, einen Zeitplan und Registrierungslinks ab; Sie können diese beibehalten, durch eigene Inhalte ersetzen oder die Teile entfernen, die nicht zu Ihrer Veranstaltung passen.
Der Free-Tarif genügt, um die Event-Vorlage und eine Text-Sektion mit Ihrer Richtlinie zu veröffentlichen. Premium-Sektionstypen, die Sie möglicherweise an anderer Stelle auf QREasy gesehen haben, erfordern einen Lite-SME- oder Business-Tarif; für diese Richtlinie benötigen Sie sie nicht.
- Öffnen Sie die kostenlose Event-Vorlage
- Fügen Sie eine neue Text-Sektion hinzu und beschriften Sie sie in der Art von Fotografie, Film und Aufnahmen
- Fügen Sie die angepasste Formulierung in diese Sektion ein
- Nutzen Sie die bestehende Links- oder Kontakt-Sektion, um Gäste auf die E-Mail-Adresse oder das externe Formular hinzuweisen, die für Einwilligungs- oder Opt-out-Anfragen zuständig sind
- Speichern und veröffentlichen Sie die Seite
Die veröffentlichte Seite vor der Veranstaltung prüfen
Sobald die Seite live ist, prüfen Sie sie auf dem Smartphone, wie es ein Gast tun würde, und bestätigen Sie, dass der Wortlaut noch zu dem passt, was Sie tatsächlich vereinbart haben. Ändert sich nach der Veröffentlichung ein Detail, bearbeiten Sie dieselbe Text-Sektion. Die Seitenadresse bleibt gleich, sodass der bereits geteilte Link weiterhin funktioniert.
- Lesen Sie die Richtlinie auf einem Smartphone und prüfen Sie, ob der Wortlaut zu den aktuellen Regelungen passt
- Stellen Sie sicher, dass der Kanal für Einwilligung oder Opt-out erreichbar ist und überwacht wird
- Aktualisieren Sie die Seite, wenn sich vor der Veranstaltung Regelungen zu Fotograf, Videograf oder Location ändern
- Entfernen Sie alle Beispielinhalte aus der Vorlage, die nicht für Ihre Veranstaltung gelten, etwa Beispielvortragende, -daten oder -registrierungslinks
