Qué debe responder una política de fotografía, filmación y grabación
Una política breve ayuda a los asistentes a prepararse y le ayuda a gestionar las preguntas que, de otro modo, podrían llegar por correo electrónico la mañana del evento. Decida qué preguntas debe responder la página para que la política siga siendo útil y no vaga.
Elija las preguntas que se ajusten a su formato. Una conferencia de día con un único fotógrafo necesita menos apartados que un festival con varias salas, escenarios, talleres y zonas de patrocinadores.
- Si habrá un fotógrafo o videógrafo oficial en el lugar, y durante qué sesiones
- Dónde pueden aparecer las fotos o vídeos aprobados por el organizador después, como una página de resumen, canales sociales o materiales impresos
- Si se permite la fotografía personal por parte de los asistentes en todo el recinto o solo en determinadas salas o momentos
- A quién deben contactar los asistentes sobre consentimiento, uso de imágenes o solicitudes de exclusión
- Cualquier norma del lugar que ya se aplique y dónde consultarla
Distinguir las disposiciones confirmadas de los planes aún en curso
Una política que enumere cada idea que aún esté discutiendo puede confundir a los asistentes. Separe lo que realmente ha aprobado de lo que aún depende del lugar, el fotógrafo, los ponentes o los colaboradores.
Si un detalle aún no está decidido, la página puede simplemente indicarlo. Una nota que señale que las disposiciones aún se están confirmando puede ser más honesta que una suposición que resulte ser incorrecta el día del evento.
- Pueden ya estar confirmados: las normas del lugar sobre fotografía y grabación personal, si ha contratado a un fotógrafo o videógrafo oficial, las sesiones o zonas donde está prevista la fotografía aprobada, y el canal de contacto que gestionará las preguntas sobre consentimiento o exclusión
- Pueden aún necesitar confirmación: dónde aparecerán las imágenes o el material de vídeo aprobados una vez editados, las restricciones que haya solicitado un ponente, artista o patrocinador, la redacción de cualquier proceso de consentimiento o exclusión que planee ofrecer, y la fotografía durante partes del programa que aún se están ultimando
Texto de ejemplo que puede adaptar para la política
Utilice el texto siguiente como punto de partida. Sustituya los marcadores por las disposiciones que realmente haya confirmado y elimine cualquier línea que no se aplique a su evento. Mantenga cada línea breve para que los asistentes puedan leerla de un vistazo en el teléfono.
- Fotografía, filmación y grabación en [nombre del evento], [fecha], [lugar]
- Fotógrafo o videógrafo oficial en el lugar: [sí / no / solo durante [sesiones con nombre]]
- Dónde pueden aparecer las fotos o vídeos aprobados por el organizador: [página de resumen del evento / canales sociales del organizador / materiales impresos / aún por confirmar]
- Fotografía personal de los asistentes: [permitida en todo el recinto / restringida en [salas o momentos concretos, por ejemplo durante las actuaciones]]
- Preguntas sobre consentimiento, uso de imágenes o solicitudes de exclusión: contacte con [nombre del organizador] a través de [dirección de correo electrónico / sección Contacto / enlace externo]
- Esta página describe lo que el organizador ha dispuesto y no sustituye las normas del lugar ni la orientación legal o de protección de datos que aplique a su situación.
Enmarcar el consentimiento, la exclusión y el canal de contacto para preguntas
La asistencia por sí sola no es base para asumir permiso para fotografiar o grabar a un asistente. La política puede dejar clara esa distinción y dirigir cualquier pregunta sobre consentimiento o exclusión a un canal específico que el organizador pueda supervisar.
Si decide añadir un enlace externo a un formulario o herramienta de consentimiento independiente, enlace ese recurso concreto y deje que el asistente decida si lo utiliza. Una página de QREasy por sí misma no ofrece un flujo de consentimiento nativo ni almacenamiento para solicitudes de exclusión.
- Describa el consentimiento y la exclusión como algo que los asistentes dirigen al organizador, no como un ajuste automático
- Indique el canal que gestionará las preguntas, como la dirección de correo electrónico o la sección Contacto en la misma página
- Evite sugerir que un aviso publicado por sí solo concede permiso
- Evite expresiones que conviertan una solicitud de exclusión en una garantía de resultado, ya que el proceso real depende de lo que haya dispuesto
Publicar la política en la plantilla de Evento gratuita
La plantilla de Evento gratuita se basa en secciones editables de Texto, Enlaces y Contacto en una sola página. El contenido de ejemplo que ya incluye la plantilla cubre los detalles del evento, un programa y enlaces de registro; puede conservarlos, sustituirlos por los suyos o eliminar las partes que no se ajusten a su evento.
Un plan Free es suficiente para publicar la plantilla de Evento y una sección de Texto con su política. Los tipos de sección Premium que quizá haya visto en otras partes de QREasy requieren un plan Lite SME o Business; no los necesita para esta política.
- Abra la plantilla de Evento gratuita
- Añada una nueva sección Texto y asígnele una etiqueta del tipo Fotografía, filmación y grabación
- Pegue el texto adaptado en esa sección
- Use la sección Enlaces o Contacto existente para dirigir a los asistentes a la dirección de correo electrónico o al formulario externo que gestionará las preguntas sobre consentimiento o exclusión
- Guarde y publique la página
Revisar la página publicada antes del evento
Una vez publicada la página, revísela en un teléfono como lo haría un asistente y confirme que el texto siga coincidiendo con lo que realmente ha dispuesto. Si un detalle cambia después de publicarla, edite la misma sección de Texto. La dirección de la página se mantiene, por lo que el enlace que ya ha compartido seguirá funcionando.
- Lea la política en un teléfono y compruebe que el texto coincida con las disposiciones actuales
- Confirme que el canal de consentimiento o exclusión esté accesible y sea supervisado
- Actualice la página si las normas del fotógrafo, del videógrafo o del lugar cambian antes del día del evento
- Elimine cualquier contenido de ejemplo de la plantilla que no se aplique a su evento, como ponentes, fechas o enlaces de registro de muestra
